Personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Brænden (“Brænden”). Brænden er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrevet i personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjon for Brænden på våre nettsider og nedenfor i dette dokument.

1 Hvem behandler vi personopplysninger om

Personvernerklæringen retter seg mot Brændens behandling av personopplysninger om følgende personer:

Privatkunder Klienter i sivile saker Klienter i straffesaker Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter Kontaktpersoner hos våre leverandører o samarbeidspartnere Personer som er involvert i saker Brænden bistår i Andre personer som er omtalt i saksdokumenter Brænden får tilgang til

2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål Brænden behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger Brænden behandler, og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når Brænden kontaktes av en klient med forespørsel om Brænden kan ta et oppdrag, foretas en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før Brænden eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil Brænden foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven, herunder sjekk av klientens legitimasjon, og eventuelle undersøkelser ved mistanke om ureglementert pengebehandling. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle Brændens rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom Brænden kan påta seg oppdraget, registreres kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer, e-post adresse, og i noen tilfeller personnummer/organisasjonsnummer. Registreringen av kontaktopplysninger for privatkunder er nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at Brænden får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av saken. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender, eller annen korrespondanse i saken.

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får Brænden også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser.

I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning: Dokumenter som benyttes som maler/kunnskapsoverføring for andre lignende saker, anonymiseres av den enkelte ansvarlige advokat og lagres i eget arkiv. Behandlingsgrunnlaget er Brændens interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i Brændens regnskapssystem. For virksomhetskunder er det Brænden gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig, av hensyn til klienten og for Brændens del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål, eller en tvist, hvor den informasjonen som er lagret i en sak igjen kan bli aktuell. Det er den generelle hovedregel å oppbevare saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lenger oppbevaringstid kan gjelde for visse dokumenter, herunder avtaler, testamenter, ektepakter mv, som etter avtale med klient skal oppbevares i en bestemt periode.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over), og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura, som sendes til virksomheten, dersom klienten ber om dette. For privatkunder benyttes personens private postadresse eller e-post adresse for utsendelse av faktura, hvis ikke annet er avtalt med klient. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder, og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i Brændens IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for ansatte, eller for Brændens leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. Brændens legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og Brændens rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Brænden sender ikke ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som Brænden løpende yter advokattjenester til. Brænden benytter ikke lagrede navn, adresser, telefonnummer, mailadresser til utsendelse av noen form for reklame/markedsføring.

3 Hvem deler Brænden personopplysninger med?

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger, dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren, eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med Brænden. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene Brænden har bestemt, og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt, som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd Brænden i forbindelse med et oppdrag, blir håndtert konfidensielt.

Brænden utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller, eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til, eller samtykker til dette, eller utleveringen er lovpålagt.

4 Lagring av personopplysninger

Brænden har rett til å lagre saksdokumenter i 10 år, se for øvrig punkt 2 under avsnitt for lagring og oppbevaring av saksdokumenter. Regnskapslovgivning pålegger Brænden ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger Brænden for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5 Dine rettigheter

Du har som klient rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har samtykket til en særlig behandling av personopplysninger, herunder oppbevaring av f.eks testament, avtaler eller lignende, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake, med henblikk på denne behandlingen. Dette gjør du ved å rette en henvendelse til Brænden.

Innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger Brænden har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan Brænden stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig, eller at identitet verifiseres på annen måte.

Retting eller sletting: Du kan be Brænden om å rette feilaktige opplysninger Brænden har om deg, eller be Brænden om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det foreligger tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig, vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten Brænden behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6 Sikkerhet

Brænden har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art.

Brænden foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er strengt begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Brænden har vedtatt interner IT-retningslinjer, og foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7 Endringer i personvernerklæringen

Brænden vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på Brændens nettside. Ved vesentlige endringer vil Brænden varsle om dette.

8 Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til Brændens personvernerklæring, eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss. Du finner kontaktopplysninger for Brænden på nettsiden.

Personvernerklæring oppdatert 01.02.2021